Fakturowanie online - dlaczego warto stosować?

Możliwości programów do fakturowania rosną z roku na rok a kolene wersje programów oferują nie tylko nową funkcjonalność ale i zgodność z obowiązującymi przepisami prawa. Niestety oprócz tego, że ilość zmian w prawie nie maleje to na dodatek w roku 2011 mieliśmy zmianę stawek VAT. To wymusiło na przedsiębiorcach aktualizację swoich programów. Tę sytuację wykorzystali niektórzy producenci, którzy zażyczyli sobie dodatkową opłatę za aktualizację. Czy można uniknąć niepotrzebnych kosztów przy kolejnej zmianie stawek podatkowych, o których znów słychać od czasu do czasu? Oczywiście!

Dobrym sposobem jest rezygnacja z stosowania programów tzw. desktopowych czyli instalowanych lokalnie na komputerze. Stosowanie takich programów jest nie tylko drogie (jak się okazało po zmianie vAT-u) ale też powoduje liczne utrudnienia. Te najbardziej znane to koniczność ręcznej aktualizacji programu (nie wszyscy producenci stosują aktualizację automatyczną), częste utraty danych związane z awarią naszego laptopa lub nagłym brakiem zasilania lub zwyczajne zapomnienie hasła do naszych faktur. W takich przypadkach użytkownicy narażeni są na niepotrzebny stres związany także z potencjalną utratą klienta, który chce kupić od nas coś "na wczoraj" i nie chce czekać na fakturę.

Antidotum na ten stan rzeczy to program do prowadzenia firmy i wystawiania faktur online.

Co takiego zapewniają aplikacje on-line? Przede wszystkim nie wiążą nas z jednym stanowiskiem czy komputerem. Aby używać ich nie jest nam potrzebny żaden klucz sprzętowy ani kod aktywacyjny. Nie musimy się też martwić o kopie zapasowe bo za bezpieczeństwo danych tak jak w przypadku poczty e-mail i usług hostingowych odpowiada usługodawca czyli przeważnie producent programu. Dodatkowo aplikacje te umożliwiają często eksport naszych faktur do plików Excela lub innego formatu w sytuacji, gdybyśmy cieli zmienić program. Dzięki czemu nie trzeba będzie ręcznie przepisywać wszystkich kontrahentów i nasze faktury. Oprogramowanie to nie zajmuje też miejsca na dysku naszego komputera gdyż nie musimy go instalować. To wszystko jest aktualizowane na bieżąco czyli mamy program zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i ciągle rozwijany. A to dopiero początek!

Największą zaletą aplikacji fakturującej online jest możliwość wysyłania faktur sprzedaży klientom bezpośrednio z programu. Mało tego faktury otrzymane e-mailem można autoamycznie dodać do kosztów jednym kliknięciem dzięki czemu nie trzeba ich przepisywać. W przypadku tego typu programu często mamy także funkcje pilnujące stanu naszych finansów tj. przypominające klientom o zaleganiu z płatnościami. Wyjechałeś na wczasy? Nikogo nie ma w firmie? Nie szkodzi. Klient i tak dostanie przypomnienie jeśli nie zapłacił ;)

Ponieważ fakturowanie online odbywa się przez przeglądarkę internetową to z programu można korzystać na prawie każdym sprzęcie. Dzisiaj nawet proste telefony mają możliwość przeglądania internetu. Fakturę VAT czy rachunek można wystawić na dowolnym komputerze z dowolnym systemem operacyjnym (Windows, MacOS X, Linux, Android) w dowolnym miejscu (w biurze, w domu, u klienta).